Lineamientos de las Comisiones de Trabajo - Asociación Latinoamericana de Cuidados Paliativos

Introducción

Las comisiones de trabajo científico de la ALCP han de recoger y canalizar las necesidades, demandas y aspiraciones de los asociados, la comunidad científica, los servicios sanitarios y la sociedad en general, a través de reuniones presenciales o virtuales, actividades docentes, de investigación o mediante la elaboración de documentos (recomendaciones, textos y consensos, entre otros), cursos, talleres virtuales o webinarios. El aporte de las comisiones de trabajo es de gran importancia para desarrollar la misión de la Asociación. Las comisiones de trabajo deben apoyar y seguir la misión, visión y plan estratégico de la ALCP.

Objetivos generales

Propiciar la relación, comunicación y encuentro entre profesionales expertos y motivados hacia áreas de interés para el desarrollo de los cuidados paliativos en América Latina.
Aportar recomendaciones de buena práctica profesional e instrumentos para mejorar la calidad del trabajo cotidiano, a través de actividades docentes, investigación y elaboración de documentos científicos.
Ejercer una labor de asesoría de la ALCP.
Incrementar la imagen social y profesional de la ALCP, así como su prestigio como sociedad científica en la región.
Impulsar el desarrollo y la innovación de la especialidad.
Promover la cooperación entre científicos y profesionales de diferentes disciplinas y regiones.
Facilitar el intercambio de ideas y la construcción de redes de colaboración.

Constitución

Las comisiones de trabajo se constituirán con la aprobación de la Junta Directiva de la ALCP, en función de las necesidades estratégicas de la propia asociación, línea de acción y de las ideas/proyectos de los asociados.

Cualquier socio activo puede realizar una propuesta razonada para la creación de una comisión de trabajo, esta propuesta será valorada por la Junta Directiva, que decidirá su creación o no, debiendo informar de su decisión en la asamblea general.

Dentro de la Junta Directiva se designará un responsable del seguimiento de cada una de las Comisiones, Padrino o Madrina, que mantendrá una comunicación constante con el Coordinador de la Comisión y quien será el puente para facilitarles el camino y apoyarlos en lo que requieran con la Junta Directiva. Este Padrino o Madrina no debe tener necesariamente la profesión específica del área de la Comisión.

Es de aclarar que el papel del Padrino/Madrina no implicará en ningún momento la toma de decisiones dentro de la comisión ni el direccionamiento de los objetivos, los cuales seguirán a cargo del coordinador de la Comisión. En caso de requerirse algún cambio o necesidad de mejora, está pasará a consideración en la Junta Directiva. Será labor del Padrino/Madrina informar (por escrito o verbalmente) en las reuniones de Junta Directiva sobre los avances de la comisión, el que quedará en acta, adicional a esto, también tendrán la responsabilidad de solicitar una reunión de Junta Directiva extraordinaria, si se requiere.

Composición

A continuación, se presenta un resumen detallado de los lineamientos para la conformación y funcionamiento de lasC omisiones de trabajo de la Asociación Latinoamericana de Cuidados Paliativos (ALCP). Estos lineamientos buscan asegurar una gestión organizada, inclusiva y transparente de las comisiones de trabajo de la ALCP, garantizando que los miembros contribuyan activamente y que las comisiones funcionen de manera efectiva en alineación con los objetivos de la Asociación:

Conformación y membresía:

Las Comisiones estarán conformadas por socios activos de la ALCP, sin importar su profesión.
Los integrantes deben mantener su membresía activa durante su participación en la Comisión. De no ser así, deberán retirarse de la comisión.
Para hacer parte de alguna comisión no es necesario tener antigüedad como socio.

Requisitos de pertenencia a las comisiones:

Los socios activos pueden unirse a las comisiones en función de sus líneas de trabajo específicas, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

Ser miembros de una sola comisión a la vez.
Tener mínimo dos años de experiencia trabajando en cuidados paliativos.
Tener un especial interés en el área a desarrollar.
Desempeñar las actividades que les sean delegadas y colaborar activamente en la generación de propuestas que vayan ligadas al plan de trabajo.
Participar activamente de las reuniones programadas.
Los integrantes de las comisiones tendrán una duración de dos años en su cargo, prorrogables por otros dos años, o a criterio de la ALCP.

Participación y cargos:

Todos los cargos dentro de las comisiones serán "ad honorem", es decir, sin remuneración económica.
Cada comisión tendra un Coordinador asignado y adicionalmente un Coordinador Asistente, estos cargos serán reconocidos por carta de asignación firmada por la presidencia de ALCP.
Por ser la columna vertebral de la ALCP, las Comisiones no podrán ser reemplazadas por otras agrupaciones de la misma índole, aún si éstas están conformadas por miembros de la ALCP.

Transparencia y representatividad:

Se garantizará la inclusión y representatividad en la composición de los grupos.
Se evitará el exclusivismo y los círculos cerrados entre los miembros.

Cambios en la composición:

Cualquier cambio en la composición de las comisiones de trabajo deberá ser informado por escrito por el Coordinador(a) a la Junta Directiva y/o al Padrino o Madrina.
Si algún integrante de la comisión no participa en las reuniones ni se interesa en las actividades de la misma, podrá ser reemplazado por otro a discreción del coordinador de la comisión, con el aval de la ALCP.
Cada Comisión es autónoma de poner sus propias reglas de asistencia y participación.

Disolución

Corresponde a la Junta Directiva aprobar la disolución de las comisiones de trabajo. La iniciativa de disolución de las Comisiones puede partir de la propia Comisión y deberá ser ratificada por la Junta Directiva.

Las Comisiones se disolverán en cualquiera de las siguientes circunstancias:

Por petición razonada de la mayoría de sus miembros.
Cuando se aparte de los objetivos de su constitución.
Cuando no se hayan cumplido los objetivos que motivaron su creación.
Cuando la comisión de trabajo no presente resultados de la gestión realizada.
Cuando la comisión de trabajo no tenga un equipo conformado de mínimo cinco integrantes para llevar a cabo las tareas propuestas.
La Junta Directiva de ALCP puede tomar decisiones estratégicas que afecten la composición de las comisiones o terminarlas si es el caso.

Actividades

Las comisiones de trabajo elaborarán productos propios en el ámbito de la docencia, la investigación o la elaboración científica de documentos (recomendaciones, consensos, libros, artículos, cursos de formación, etc.), bajo la autoría de la ALCP y con todos los derechos reservados a la ALCP. Ningún miembro de la Comisión podrá atribuirse la autoría, ya que el trabajo es grupal.

Propiciarán el intercambio de experiencias y comunicación entre los miembros a través de cursos, webinarios, jornadas, boletines informativos, reuniones presenciales o virtuales, informando de manera regular (semestralmente) a la Junta Directiva de sus actividades.

Como actividades prioritarias se considerarán la formación, la calidad asistencial, la difusión de información de las actividades propias de la ALCP y aquellas dirigidas a mejorar la investigación y los documentos que incluyan recomendaciones de buena práctica profesional.

Además de las actividades propias de cada comisión de trabajo, la Junta Directiva de la ALCP podrá requerir informes técnicos, asesorías y el desempeño de funciones de representación en foros nacionales e internacionales relacionados con las líneas de trabajo de la comisión, pudiendo intervenir en su funcionamiento, si lo considerara oportuno.

Las comisiones de trabajo desarrollarán planes de trabajo anuales, estableciendo metas y actividades concretas para cada año, alineadas con los objetivos estratégicos de la asociación. También implementará sistemas de monitoreo y evaluación para asegurar el cumplimiento de los objetivos y la eficacia de las actividades.

En aquellos casos en que la comisión proyecte una actividad arancelada, que busque gestionar recursos para la misma, deberá, previamente a cualquier gestión, pasar la solicitud por escrito a la Junta Directiva a través de su Coordinador y/o Padrino o Madrina, y esperar el respectivo estudio del caso, antes a proceder en cualquier sentido.

Organización

Cada comisión de trabajo tendrá un Coordinador(a) y un(a) asistente de coordinación, que deberán ser aprobados por la Junta Directiva, quienes deben contar con la experiencia, el conocimiento y las habilidades necesarias para dirigir eficazmente los esfuerzos de la comisión. Estos cargos se revisarán cada dos años. Al finalizar cada período, la Junta Directiva podrá realizar una convocatoria abierta para cubrir los cargos. Los interesados deben auto-postularse. Los cargos de Coordinador(a) y/o coordinador(a) asistente y su equipo podrán ser ocupados por dos períodos consecutivos y podrán acceder a ellos nuevamente después de un período de inactividad dentro de la Comisión, no de la ALCP. La selección estará a cargo de la Junta Directiva de la ALCP. Cabe anotar que si la Comisión de trabajo ha dado buenos resultados, la Junta Directiva puede tomar la decisión de extenderla por un período de dos años más.

Al momento de finalizar su período de trabajo, el coordinador saliente y su equipo, expondrán a los miembros de la nueva Comisión los objetivos propuestos para ese período, los logros alcanzados y las tareas que quedan pendientes.. La nueva comisión, presentará a la Junta Directiva los objetivos de trabajo para el período siguiente

Funciones del Coordinador:

Establecer anualmente objetivos claros y alcanzables para la Comisión, que estén alineados con la Misión, Visión y Plan Estratégico de la ALCP y velar por su cumplimiento
Desarrollar un plan de trabajo detallado que incluya actividades, plazos y responsables de cada tarea, presentando semestralmente los resultados a la Junta Directiva y/o su Padrino o Madrina.
Mantener una comunicación abierta y fluida entre todos los miembros de la comisión, a través de herramientas como Whatsapp, correo electrónico, Zoom o similar. Sin embargo, para el envío de informes o cualquier solicitud formal a la ALCP sólo se considerará el correo electrónico como vía oficial de comunicación.
Fomentar un ambiente de colaboración y trabajo en equipo, donde cada miembro se sienta valorado y escuchado.
Coordinar el trabajo del equipo y las diferentes actividades de la Comisión, para lograr los objetivos propuestos y asegurarse de que se cumplan en los plazos establecidos.
Ser flexible y estar abierto a ajustar el plan de trabajo según sea necesario, para adaptarse a cambios imprevistos o nuevas oportunidades.
Realizar un seguimiento regular del progreso de las actividades (mínimo semestralmente) y revisar periódicamente los resultados alcanzados.
Evaluar el desempeño de la Comisión y buscar constantemente maneras de mejorar el trabajo en equipo y la eficiencia en el logro de los objetivos.
Ser el enlace principal de comunicación entre la Comisión y la Junta Directiva de la ALCP de la asociación. Informar por escrito semestralmente a la Junta Directiva y/o Madrina o Padrino que tiene a cargo la Comisión, sobre las actividades realizadas y los proyectos a desarrollar.
Tomar decisiones difíciles cuando sea necesario y resolver conflictos dentro del equipo.
Cambiar o actualizar los objetivos de la Comisión o cambiar a sus integrantes en cualquier momento, pero con sustento por escrito y con el aval de la ALCP.
Representar ante terceros (entidades o personas) a la Comisión de trabajo, siempre con el aval de la Junta Directiva.
Elaborar y presentar anualmente, en el mes de enero, un informe por escrito con las actividades realizadas y logros alcanzados por la comisión durante el año inmediatamente anterior para incluirlas en el informe anual que debe presentarse anualmente en la asamblea de socios.
Identificar a los líderes en esta disciplina en Latinoamérica para crear redes de trabajo.
Disponer de tiempo de trabajo para la Comisión de trabajo.
Proveer información para los boletines o blog de la ALCP, la biblioteca virtual y como material de estudio.
Integrar los objetivos de la Comisión con la Red de Presidentes de América Latina a través del plan de trabajo y de delegados para la misma de ser necesario.

Funciones del Coordinador Asistente:

Coordinar las tareas de la Comisión de trabajo convocando sus reuniones y otras tareas organizativas.
Elaborar las actas de las reuniones.
Asumir transitoriamente las funciones del Coordinador, en caso de ausencia, delegación si se requiere cumplir funciones múltiples o paralelas y en caso de renuncia.

Requisitos para ser Coordinador y Coordinador Asistente:

Ser miembros activos de la ALCP con una antigüedad ininterrumpida de tres años.
Estar de acuerdo con la Visión, Misión y Plan Estratégico de la ALCP.
Ser profesional en el área de la Comisión y contar con una experiencia mínima de cinco años en cuidados paliativos.
Estar trabajando actualmente en el área de cuidados paliativos.
Tener conocimiento de la situación de los cuidados paliativos a nivel nacional y regional.
Preferiblemente tener conocimiento intermedio del idioma inglés.
Disponer de tiempo para cumplir las tareas de su cargo.
Capacidad para mantener contacto con los demás miembros de las comisiones de la ALCP y diferentes profesionales a nivel internacional.
Demostar liderazgo en cuidados paliativos a nivel regional.
Tener excelente capacidad de comunicación.
Tener habilidad para trabajar en equipo con otras personas y organizaciones.
Terminar los proyectos en tiempo y forma.

Miembros de la comisión

Los integrantes de las comisiones serán voluntarios interesados en trabajar en el área escogida y que respondan a una convocatoria abierta. Las comisiones deben tener máximo diez (10) y mínimo cinco (5) integrantes entre coordinador, asistente coordinador y miembros de la misma.

Dentro de cada comisión, los miembros desempeñan roles específicos que contribuyen al éxito del equipo y al logro de los objetivos establecidos. Aunque la estructura interna puede ser informal, es importante que cada miembro asuma responsabilidades que se alineen con sus habilidades y áreas de interés.

Los miembros de la Comisión deberán:

Asistir regularmente a las reuniones de la Comisión y contribuir de manera constructiva a las discusiones.
Participar en las decisiones y actividades de la comisión con un enfoque proactivo.
Aportar su experiencia y conocimientos especializados para apoyar los objetivos de la Comisión.
Revisar y evaluar propuestas de investigación, publicaciones científicas y otros documentos relevantes.
Fomentar la colaboración entre los miembros de la comisión y con otras entidades científicas.
Participar en redes y foros científicos para intercambiar conocimientos y experiencias.
Contribuir a la planificación y organización de eventos científicos, como conferencias, talleres y seminarios.
Participar eventualmente como ponente, moderador o en otras capacidades durante estos eventos.
Colaborar en la redacción y revisión de artículos científicos, informes técnicos y otros materiales de divulgación.
Promover la publicación de trabajos de calidad en revistas científicas y otros medios relevantes.
Actuar como consultor en temas específicos relacionados con su área de especialización.

Imagen

Las Comisiones de trabajo no son entidades independientes, sino representantes de la ALCP. Las actividades que se lleven a cabo por el grupo deberán ser aprobadas por la Junta Directiva y/o Dirección Administrativa.
La propiedad intelectual, los derechos de autor generados a partir de cualquier producción científica, o cualquier rendimiento económico, pertenecen a la ALCP.

La ALCP facilitará y apoyará la presencia de las comisiones de trabajo en las diferentes actividades científicas de la Asociación como congresos, cursos, webinarios u otros.
Las comisiones de trabajo tendrán acceso preferente a los órganos de difusión de la ALCP, a sus publicaciones, a la página web institucional y a su actividad editorial.
Las comisiones de trabajo utilizarán la imagen corporativa de la ALCP (denominación, logotipo, tipografía y demás) en todas sus actividades y publicaciones, siempre y cuando hayan sido aprobadas previamente por la Junta Directiva y/o Dirección Administrativa.
Cualquier utilización indebida y no prevista de la imagen de la ALCP o la no aceptación de las indicaciones de la Junta Directiva y/o Dirección Administrativa podrá implicar la adopción de las medidas reglamentarias que la Junta Directiva estime oportunas.

Financiación

Las comisiones de trabajo no tendrán entidad jurídica propia. Los gastos e ingresos que se generan por las Comisiones deben estar incluidos en los presupuestos generales de la ALCP y todos los movimientos financieros deberán estar acordados previamente con la Junta Directiva y/o Dirección Administrativa.

Las actividades económicas desarrolladas por las Comisiones de trabajo dependen de la normativa vigente, y por tanto, de la Dirección Administrativa de la ALCP.

Asesores

Las Comisiones pueden buscar asesoría de expertos en el área, en caso de que lo consideren conveniente, para facilitar el cumplimiento de los planes y orientar el desarrollo de los mismos, previa autorización y aval por la Junta Directiva y/o Dirección Administrativa. Estas asesorías deberán ser ad-honorem, ya que somos una entidad sin ánimo de lucro.

Descargar los lineamientos de las Comisiones de Trabajo